01 / Problem
Ekipa je morala vsak mesec ročno sestaviti podatke iz več datotek.
Za vsak obračun so potrebovali podatke iz računovodstva, zapis opravljenega dela in posebna pravila posamezne stranke. Vse to so morali najti, povezati in preveriti.
Če je manjkala datoteka ali se ime stranke ni ujemalo, je bilo težko hitro ugotoviti, kaj je narobe in kdo mora težavo popraviti.
- 01
Poišči potrebne datoteke
- 02
Preveri, za katero stranko gre
- 03
Dodaj opravljeno delo in posebna pravila
- 04
Poišči manjkajoče ali napačne podatke
- 05
Ročno pripravi končni dokument
02 / Kaj smo želeli
Želeli smo, da sistem sam pripravi podatke, jasno pokaže napake in človeku pusti končno odločitev.
03 / Rešitev
Sistem zdaj vodi podatke od prve datoteke do pripravljenega obračuna.
Namesto enega velikega in nepreglednega postopka ima rešitev pet preprostih korakov. Pri vsakem je jasno, kaj se zgodi in kaj mora še preveriti človek.
- 01
Najde datoteke
Preveri, ali sta prisotni pravi datoteki za pravi mesec.
- 02
Prepozna stranko
Vsak zapis poveže s pravo stranko.
- 03
Doda pravila
Upošteva opravljeno delo in posebnosti, ki veljajo za to stranko.
- 04
Pokaže težave
Če kaj manjka ali se ne ujema, sistem to jasno označi za pregled.
- 05
Pripravi PDF
Končni dokument nastane šele, ko ga odgovorna oseba potrdi.
Kje človek preveri delo
- pravila za vsako stranko so shranjena na enem mestu
- sistem opozori na napačen mesec ali manjkajočo datoteko
- za vsako stranko je vidno, kaj se je zgodilo
- človek potrdi obračun pred izdelavo PDF-ja
04 / Rezultat
Ekipa ima zdaj jasen postopek namesto ročnega sestavljanja po spominu.
Sistem pripravi ponavljajoči del dela in pokaže, kje potrebuje pomoč. Ekipa zato ne išče več napak na slepo.
Vsaka težava dobi jasen status, končni dokument pa še vedno potrdi odgovorna oseba. Tako avtomatizacija pomaga, ne prevzame odgovornosti.
Vsak korak ima eno jasno nalogo: od branja datotek do priprave končnega dokumenta.
Dokument nastane šele, ko ga odgovorna oseba pregleda in potrdi.
Ekipa vidi, kaj je končano, kaj manjka in kje je potreben človek.
Kaj se je spremenilo za ekipo
- manj ročnega prepisovanja med datotekami
- napake so vidne in ne ostanejo skrite
- vsak obračun ima jasen status
- človek še vedno potrdi končni rezultat
05 / Pomembno vedeti
Kaj moramo pri tem upoštevati.
- Prihranka časa ali denarja še ne prikazujemo, ker ni javno potrjen.
- Če so vhodne datoteke napačne, mora težavo še vedno rešiti človek.
- Sistem pripravi obračun, vendar ga ne potrdi namesto odgovorne osebe.
Case study: Prikazujemo, kako sistem deluje in kje človek preveri rezultat. Prihranka časa ali denarja ne navajamo, ker še ni javno potrjen.