01 / Problem
Velik del vsake ponudbe je bilo treba znova sestaviti in oblikovati.
Vsaka stranka ima drugačen problem in potrebuje drugačno rešitev. Toda oblika dokumenta, osnovna poglavja in veliko korakov pri pripravi se ponavljajo.
Zato je veliko časa šlo za prepisovanje in oblikovanje, namesto za razmislek o tem, kaj je za stranko res pomembno.
- 01
Ponovno preberi zapiske sestanka
- 02
Sestavi poglavja ponudbe
- 03
Prepiši dogovorjeno delo in naslednje korake
- 04
Ročno oblikuj dokument
- 05
Izvozi PDF in preveri, ali je videti pravilno
02 / Kaj smo želeli
Želeli smo odstraniti ponavljajoče sestavljanje dokumenta, ne pa odločanja o delu, odgovornostih, ceni ali pogojih.
03 / Rešitev
Sistem pripravi oblikovan osnutek, človek pa dokonča pravo ponudbo.
Uporabi preverjene zapiske sestanka in enotno predlogo. Nato pripravi dokument, ki ga lahko Matej vsebinsko in vizualno pregleda.
- 01
Preveri zapiske
Vhod so jasni podatki o problemu, želenem rezultatu in dogovorjenem delu.
- 02
Napiše osnutek
Sistem pripravi poglavja in jasno loči dejstva od predloga.
- 03
Oblikuje dokument
Vsebino postavi v enotno in urejeno predlogo.
- 04
Preveri videz
Poišče odrezano besedilo, čudne prelome in druge napake na straneh.
- 05
Človek potrdi
Matej preveri besedilo, obseg, ceno in pogoje pred pošiljanjem.
Kje človek preveri delo
- potrjena dejstva so ločena od novih predlogov
- dogovorjeno delo in njegove meje ostanejo zapisani
- vsak dokument se pregleda tudi kot končni PDF
- človek potrdi ponudbo pred pošiljanjem
04 / Rezultat
Manj časa gre za oblikovanje dokumenta, več pa za dobro ponudbo.
Preprosta ponudba je prej vzela približno štiri ure. Zdaj sistem pripravi osnutek, Matej pa ga v približno dvajsetih minutah pregleda in prilagodi. Zahtevnejše ponudbe seveda potrebujejo več časa.
Pri preprosti ponudbi pregled traja približno 20 minut. Zahtevnejše ponudbe potrebujejo več časa.
Kaj se je spremenilo za ekipo
- hitrejši odziv po prodajnem sestanku
- bolj dosledna struktura ponudb
- manj napak pri prepisovanju dogovorov
- več časa za obseg dela, vrednost in možna tveganja
05 / Pomembno vedeti
Kaj moramo pri tem upoštevati.
- Sistem ne določi cene ali pogojev brez Matejeve odločitve.
- Če zapiski niso jasni, je treba postaviti dodatna vprašanja in ne ugibati.
- Vsako ponudbo mora človek pregledati po vsebini in videzu.
Case study: Čas je primerjava ročne priprave s pregledom in prilagoditvijo ustvarjenega dokumenta.