01 / Problem
Po sestanku je bilo treba vse pomembne dogovore še enkrat poiskati in zapisati.
Po pogovoru je bilo treba pregledati zapiske ali posnetek, napisati povzetek, določiti naloge in pripraviti email. To je pogosto vzelo veliko časa.
Če je pregled prišel prepozno, se je lahko pozabil pomemben dogovor ali pa ni bilo jasno, kdo mora narediti naslednji korak.
- 01
Ponovno odpri zapiske ali posnetek
- 02
Ročno napiši povzetek
- 03
Poišči naloge in odgovorne osebe
- 04
Posodobi podatke o stranki
- 05
Napiši email z naslednjimi koraki
02 / Kaj smo želeli
Želeli smo, da so dogovori in naloge pripravljeni hitro, vendar nič ne gre stranki ali v CRM brez človeškega pregleda.
03 / Rešitev
En posnetek se spremeni v jasen povzetek in seznam naslednjih korakov.
Sistem pripravi več ločenih osnutkov. Tako je takoj jasno, kaj je samo informacija, kaj je naloga in kaj mora iti v email.
- 01
Pretvori govor v besedilo
Posnetek spremeni v zapis, po katerem lahko iščemo.
- 02
Poišče dogovore
Loči glavne odločitve, odprta vprašanja in obljubljene naloge.
- 03
Pripravi osnutke
Napiše povzetek, seznam nalog, CRM predlog in osnutek emaila.
- 04
Človek preveri
Matej preveri, ali so dejstva, odgovornosti in ton pravilni.
- 05
Shrani ali pošlje
Uporabijo se samo osnutki, ki jih je človek potrdil.
Kje človek preveri delo
- vedno je mogoče pogledati izvorni zapis sestanka
- dejstva, dogovori in odprta vprašanja so ločeni
- pred vpisom se preveri prava stranka in kontakt
- email ostane osnutek, dokler ga človek ne potrdi
04 / Rezultat
Naslednji koraki so pripravljeni hitreje, email pa se ne pošlje brez pregleda.
Delo, ki je prej vzelo približno dve uri, zdaj pri običajnem sestanku zahteva približno deset minut pregleda. Sistem uredi informacije, človek pa potrdi, kaj res držijo.
Povzetki in naloge imajo vedno podobno obliko, zato jih je pozneje lažje najti in razumeti.
Sistem pripravi osnutke, Matej pa pred uporabo preveri dejstva in naslednje korake.
Iz istega posnetka lahko pripravi povzetek, naloge, CRM predlog in osnutek emaila.
Kaj se je spremenilo za ekipo
- naslednji koraki nastanejo hitreje po sestanku
- manj ponovnega poslušanja celotnih posnetkov
- jasneje ločene odgovornosti in odprta vprašanja
- email ostane oseben, ker ga človek pregleda
05 / Pomembno vedeti
Kaj moramo pri tem upoštevati.
- Če je posnetek slab ali dogovor ni jasen, tudi osnutek ne bo popoln.
- Sistem ne pošilja pomembnih sporočil brez človeka.
- Pred vpisom v CRM je treba preveriti, ali gre za pravo osebo in ali zapis že obstaja.
Case study: Čas predstavlja primerjavo ročne priprave s pregledom avtomatsko pripravljenih materialov.